Einsatzteams
Wiederkehrende Vertragsworkflows werden über Vorlagen ausgeführt – konsistente Benennung, Aufbewahrungsrichtlinie und Ordnerstruktur ohne jedes Mal Einrichtungsaufwand.
Konsistente Benennung und Aufbewahrung pro Workflow
Kein Einrichtungsaufwand pro Umschlag
Verlängerungen werden in einem Arbeitsgang versandt
CSV-Liste zum vollständigen Erneuerungslauf
Aufbewahrungsplan automatisiert
Das Löschen erfolgt überwacht und nicht manuell
Vorlagenzugriff pro Team
Richtiges Team, richtiges Dokument
Wie ein wiederkehrender Vertragsworkflow abläuft
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Vorlage einmal erstellen
Laden Sie die Standardvereinbarung hoch, platzieren Sie Felder, legen Sie eine Benennungsvorlage fest (z. B. {year}-{counterparty}-{type}) und konfigurieren Sie den Aufbewahrungszeitplan. Einmal pro Dokumentkategorie durchgeführt.
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In jedem Zyklus von der Vorlage senden
Öffnen Sie die Vorlage, geben Sie die Details zur Gegenpartei ein und senden Sie sie. Benennung, Ordnerplatzierung und Aufbewahrung werden automatisch angewendet – keine manuelle Ablage.
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Verfolgen Sie den Abschluss über den gesamten Zyklus
Versenden Sie bei Verlängerungen oder Richtlinienaktualisierungen in einem Vorgang eine Massensendung an eine Empfängerliste. Das Dashboard zeigt pro Erneuerungszyklus, wer unterschrieben hat und wer nicht.
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Automatisch archivieren und aufbewahren
Abgeschlossene Umschläge werden gemäß der von Ihnen konfigurierten Richtlinie aufbewahrt. Ablaufwarnungen und automatische Löschereignisse werden im Audit-Trail aufgezeichnet.
Vor und nach EndorsedSign für Operationen
| Aufgabe | Ohne EndorsedSign | Mit EndorsedSign |
|---|---|---|
| Senden Sie einen wiederkehrenden Vertrag | Manuelle Word-Bearbeitung, Umbenennung, E-Mail – jeder Zyklus | Vorlage öffnen, Gegenpartei ausfüllen, senden – Benennung und Aufbewahrung angewendet |
| Erneuerungsstatus verfolgen | Tabellen- oder Kalendererinnerung | Status pro Umschlag im Dashboard; Ablaufwarnungen automatisch |
| Massenaktualisierung der Richtlinien | 200 einzelne E-Mails | Massenversand: ein Vorgang, die Fertigstellung pro Mitarbeiter wird verfolgt |
| Datei signierte Kopie | Manuelles Speichern auf freigegebenem Laufwerk | Ordnerplatzierung durch Vorlage bestimmt; Durchsuchbar über das Admin-Portal |
| Beweisen Sie die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht | Manuelles Protokoll oder Fehlen von Löschnachweisen | Audit Trail zeichnet jede Aufbewahrungsentscheidung und jedes Löschereignis auf |
Welche Betriebsteams EndorsedSign heute verwenden
Lieferantenverträge
Standardlieferantenvereinbarungen, gesendet aus der Vorlage mit fortlaufender Genehmigung + Gegenzeichnung. Wird automatisch im Lieferantenordner abgelegt.
Jährliche Vertragsverlängerungen
Versenden Sie Verlängerungsumschläge in großen Mengen an alle Lieferanten oder Partner in einem Vorgang. Verfolgen Sie den Abschluss über den gesamten Erneuerungszyklus hinweg.
SLA und Service Level Agreements
SLAs werden mit Genehmigungsgate zur internen Überprüfung gesendet, bevor der Lieferant unterzeichnet. Die Rollenreihenfolge erzwingt den Prozess.
Dokumentenaufbewahrungsverwaltung
Konfigurieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinie pro Dokumentkategorie. Abgeschlossene Umschläge werden automatisch für den richtigen Löschplan markiert.
Admin-Portal – Vorlage und Ordnerstruktur
Betriebsteams organisieren Vorlagen in Ordnerhierarchien. Jede Vorlage verfügt über ein Benennungsmuster und eine Aufbewahrungsrichtlinie – keine manuelle Ablage pro Umschlag.
Häufige Fragen von Betriebsteams
Richten Sie in Ihrer Sandbox einen Workflow zur Lieferantenverlängerung ein
Wir konfigurieren eine Ordnerstruktur, eine Benennungsvorlage und eine Massenversand-Demo für ein Erneuerungsszenario.