Équipes opérationnelles
Les workflows de contrats récurrents s''exécutent à partir de modèles : dénomination cohérente, politique de rétention et structure de dossiers sans travail de configuration à chaque fois.
Nom et conservation cohérents par flux de travail
Aucun travail de configuration par enveloppe
Renouvellements expédiés en une seule opération
Liste CSV pour le renouvellement complet
Planification de rétention automatisée
La suppression est auditée et non manuelle
Accès au modèle par équipe
Bonne équipe, bon document
Comment fonctionne un workflow de contrat récurrent
- 1
Créer un modèle une fois
Téléchargez l''accord standard, placez les champs, définissez un modèle de dénomination (par ex. {year}-{counterparty}-{type}) et configurez le calendrier de conservation. Effectué une fois par catégorie de document.
- 2
Envoyer depuis le modèle à chaque cycle
Ouvrez le modèle, remplissez les détails de la contrepartie et envoyez-le. La dénomination, le placement des dossiers et la conservation sont appliqués automatiquement — pas de classement manuel.
- 3
Suivre l''achèvement tout au long du cycle
Pour les renouvellements ou les mises à jour de politique, envoyez en masse à une liste de destinataires en une seule opération. Le tableau de bord montre qui a signé et qui ne l''a pas fait, par cycle de renouvellement.
- 4
Archiver et conserver automatiquement
Les enveloppes complétées sont conservées selon la politique que vous avez configurée. Les alertes d''expiration et les événements de suppression automatique sont enregistrés dans la piste d''audit.
Avant et après EndorsedSign pour les opérations
| Tâche | Sans EndorsedSign | Avec EndorsedSign |
|---|---|---|
| Envoyer un contrat récurrent | Modification manuelle de Word, renommage, e-mail — à chaque cycle | Ouvrir le modèle, remplir la contrepartie, envoyer — dénomination et conservation appliquées |
| Suivre l''état de renouvellement | Feuille de calcul ou rappel de calendrier | Statut par enveloppe dans le tableau de bord ; alertes d''expiration automatiques |
| Mise à jour groupée de la politique | 200 e-mails individuels | Envoi groupé : une opération, suivi de l''achèvement par personnel |
| Copie signée du fichier | Enregistrement manuel sur le lecteur partagé | Placement du dossier déterminé par le modèle ; consultable depuis le portail d''administration |
| Prouver la conformité de la conservation | Journal manuel ou absence de preuve de suppression | La piste d''audit enregistre chaque décision de conservation et événement de suppression |
Quelles équipes opérationnelles utilisent EndorsedSign pour aujourd''hui
Contrats fournisseurs
Accords fournisseurs standard envoyés à partir d''un modèle avec approbation séquentielle + contre-signature. Classé automatiquement dans le dossier fournisseur.
Renouvellements annuels de contrat
Envoyez en masse des enveloppes de renouvellement à tous les fournisseurs ou partenaires en une seule opération. Suivez l’achèvement tout au long du cycle de renouvellement complet.
SLA et accords de niveau de service
SLA envoyés avec porte d''approbation pour examen interne avant que le fournisseur ne signe. L''ordre des rôles applique le processus.
Gestion de la conservation des documents
Configurez la politique de rétention par catégorie de document. Les enveloppes remplies sont automatiquement étiquetées pour le bon calendrier de suppression.
Portail d''administration — structure des modèles et des dossiers
Les équipes opérationnelles organisent les modèles dans des hiérarchies de dossiers. Chaque modèle comporte un modèle de dénomination et une politique de conservation : aucun classement manuel par enveloppe.
Questions courantes des équipes opérationnelles
Mettre en place un workflow de renouvellement des fournisseurs dans votre sandbox
Nous configurerons une structure de dossiers, un modèle de dénomination et une démo d''envoi groupé pour un scénario de renouvellement.