Squadre operative
I flussi di lavoro dei contratti ricorrenti vengono eseguiti da modelli: denominazione, criteri di conservazione e struttura delle cartelle coerenti senza lavoro di configurazione ogni volta.
Nominazione e conservazione coerenti per flusso di lavoro
Nessun lavoro di configurazione per busta
Rinnovi spediti in un''unica operazione
Elenco CSV per il rinnovo completo
Programma di conservazione automatizzato
L''eliminazione viene controllata, non manuale
Accesso al modello per squadra
Squadra giusta, documento giusto
Come viene eseguito il flusso di lavoro di un contratto ricorrente
- 1
Crea il modello una volta
Carica l''accordo standard, posiziona i campi, imposta un modello di denominazione (ad es. {year}-{counterparty}-{type}) e configurare il programma di conservazione. Fatto una volta per categoria di documenti.
- 2
Invia dal modello a ogni ciclo
Apri il modello, inserisci i dettagli della controparte e invia. La denominazione, il posizionamento delle cartelle e la conservazione vengono applicati automaticamente, senza alcuna archiviazione manuale.
- 3
Traccia il completamento attraverso il ciclo
Per rinnovi o aggiornamenti delle policy, invio in blocco a un elenco di destinatari in un''unica operazione. La dashboard mostra chi ha firmato e chi no, per ciclo di rinnovo.
- 4
Archivia e conserva automaticamente
Le buste completate vengono conservate in base alla politica configurata. Gli avvisi di scadenza e gli eventi di eliminazione automatizzata vengono registrati nell''audit trail.
Prima e dopo EndorsedSign per le operazioni
| Attività | Senza EndorsedSign | Con EndorsedSign |
|---|---|---|
| Invia contratto ricorrente | Modifica manuale di Word, ridenominazione, e-mail: ogni ciclo | Apri modello, compila controparte, invia: denominazione e conservazione applicate |
| Traccia lo stato del rinnovo | Foglio di calcolo o promemoria del calendario | Stato per busta nel dashboard; avvisi di scadenza automatici |
| Aggiornamento in blocco dei criteri | 200 email individuali | Invio in blocco: un''operazione, completamento per rigo monitorato |
| Copia del file firmata | Salvataggio manuale su unità condivisa | Posizionamento della cartella determinato dal modello; ricercabile dal portale di amministrazione |
| Dimostra la conformità alla conservazione | Log manuale o assenza di prove di cancellazione | La traccia di controllo registra ogni decisione di conservazione ed evento di eliminazione |
Quali squadre operative utilizzano EndorsedSign per oggi
Contratti fornitori
Accordi standard con i fornitori inviati da modello con approvazione sequenziale + controfirma. Archiviato automaticamente nella cartella fornitori.
Rinnovi contrattuali annuali
Invio in blocco di buste di rinnovo a tutti i fornitori o partner in un''unica operazione. Tieni traccia del completamento durante l''intero ciclo di rinnovo.
SLA e accordi sul livello di servizio
SLA inviati con cancello di approvazione per la revisione interna prima che il fornitore firmi. L''ordine dei ruoli impone il processo.
Gestione della conservazione dei documenti
Configura la politica di conservazione per categoria di documenti. Le buste completate vengono automaticamente contrassegnate per la corretta pianificazione di eliminazione.
Portale di amministrazione: modello e struttura delle cartelle
I team operativi organizzano i modelli in gerarchie di cartelle. Ogni modello prevede uno schema di denominazione e una politica di conservazione: nessuna archiviazione manuale per busta.
Domande comuni da parte dei team operativi
Imposta un flusso di lavoro per il rinnovo dei fornitori nella tua sandbox
Configureremo una struttura di cartelle, un modello di denominazione e una demo per l''invio in blocco per uno scenario di rinnovo.