Zespoły operacyjne
Powtarzające się przepływy pracy związane z umowami są uruchamiane na podstawie szablonów — spójne nazewnictwo, zasady przechowywania i struktura folderów bez konieczności wykonywania za każdym razem prac konfiguracyjnych.
Spójne nazewnictwo i przechowywanie dla każdego przepływu pracy
Brak prac konfiguracyjnych na kopertę
Odnowienia wysyłane w jednej operacji
Lista CSV do pełnego odnowienia
Zautomatyzowany harmonogram przechowywania
Usunięcie podlega audytowi, a nie ręcznemu
Dostęp do szablonu na zespół
Właściwy zespół, właściwy dokument
Jak działa obieg umów cyklicznych
- 1
Utwórz szablon raz
Prześlij standardową umowę, umieść pola, ustaw szablon nazewnictwa (np. {year}-{counterparty}-{type}) i skonfiguruj harmonogram przechowywania. Wykonywane raz dla każdej kategorii dokumentu.
- 2
Wysyłaj z szablonu każdy cykl
Otwórz szablon, uzupełnij dane kontrahenta i wyślij. Nazewnictwo, rozmieszczenie folderów i przechowywanie są stosowane automatycznie — bez konieczności ręcznego archiwizowania.
- 3
Śledź ukończenie cyklu
W przypadku odnowień lub aktualizacji polis wyślij zbiorczo do listy odbiorców w jednej operacji. Pulpit nawigacyjny pokazuje, kto podpisał umowę, a kto nie, w każdym cyklu odnowienia.
- 4
Archiwizuj i przechowuj automatycznie
Wypełnione koperty są zachowywane zgodnie ze skonfigurowaną polityką. Alerty o wygaśnięciu i zdarzenia automatycznego usunięcia są rejestrowane w ścieżce audytu.
Przed i po EndorsedSign operacji
| Zadanie | Bez EndorsedSign | Z EndorsedSign |
|---|---|---|
| Wyślij umowę cykliczną | Ręczna edycja w programie Word, zmiana nazwy, e-mail — w każdym cyklu | Otwórz szablon, wypełnij kontrahenta, wyślij — zastosowano nazewnictwo i przechowywanie |
| Śledź status odnowienia | Przypomnienie z arkusza kalkulacyjnego lub kalendarza | Stan koperty w panelu kontrolnym; automatyczne powiadomienia o wygaśnięciu |
| Zbiorcza aktualizacja zasad | 200 indywidualnych e-maili | Wysyłanie zbiorcze: jedna operacja, śledzenie wykonania poszczególnych pracowników |
| Podpisana kopia pliku | Ręczny zapis na dysku współdzielonym | Rozmieszczenie folderów określone przez szablon; można wyszukiwać z portalu administracyjnego |
| Udowodnij zgodność przechowywania | Zapis ręczny lub brak dowodów na usunięcie | Ścieżka audytu rejestruje każdą decyzję dotyczącą przechowywania i każde zdarzenie usunięcia |
W jakim celu zespoły operacyjne używają dziś EndorsedSign?
Umowy z dostawcami
Standardowe umowy z dostawcami wysyłane z szablonu z sekwencyjną zgodą + kontrasygnata. Zapisywane automatycznie w folderze dostawcy.
Coroczne odnowienie umów
Zbiorcze wysyłanie kopert odnowieniowych do wszystkich dostawców lub partnerów w ramach jednej operacji. Śledź realizację w całym cyklu odnowienia.
SLA i umowy dotyczące poziomu usług
Umowy SLA wysyłane wraz z bramką zatwierdzającą do wewnętrznego przeglądu przed podpisaniem przez dostawcę. Kolejność ról wymusza proces.
Zarządzanie przechowywaniem dokumentów
Skonfiguruj politykę przechowywania według kategorii dokumentu. Wypełnione koperty są automatycznie oznaczane pod kątem odpowiedniego harmonogramu usuwania.
Portal administracyjny — struktura szablonów i folderów
Zespoły operacyjne organizują szablony w hierarchie folderów. Każdy szablon ma swój wzór nazewnictwa i zasady przechowywania – nie ma potrzeby ręcznego wypełniania kopert.
Częste pytania zadawane przez zespoły operacyjne
Skonfiguruj przepływ pracy dotyczący odnowienia dostawcy w swoim piaskownicy
Skonfigurujemy strukturę folderów, szablon nazewnictwa i wersję demonstracyjną wysyłki zbiorczej na potrzeby scenariusza odnawiania.