Equipos de operaciones
Los flujos de trabajo de contratos recurrentes se ejecutan a partir de plantillas: nombres, políticas de retención y estructura de carpetas consistentes sin trabajo de configuración cada vez.
Nombres y retención consistentes por flujo de trabajo
No hay trabajo de configuración por sobre
Renovaciones enviadas en una sola operación
Lista CSV para ejecutar la renovación completa
Programa de retención automatizado
La eliminación es auditada, no manual
Acceso a plantilla por equipo
Equipo correcto, documento correcto
Cómo se ejecuta un flujo de trabajo de contrato recurrente
- 1
Crear plantilla una vez
Cargue el acuerdo estándar, coloque campos, establezca una plantilla de nomenclatura (p. ej. {year}-{counterparty}-{type}) y configurar el programa de retención. Hecho una vez por categoría de documento.
- 2
Enviar desde plantilla cada ciclo
Abra la plantilla, complete los datos de la contraparte y envíela. Los nombres, la ubicación de las carpetas y la retención se aplican automáticamente, sin archivo manual.
- 3
Seguimiento de finalización a lo largo del ciclo
Para renovaciones o actualizaciones de políticas, envíe de forma masiva a una lista de destinatarios en una sola operación. El panel muestra quién ha firmado y quién no, por ciclo de renovación.
- 4
Archivar y conservar automáticamente
Los sobres completados se conservan según la política que haya configurado. Las alertas de vencimiento y los eventos de eliminación automática se registran en el registro de auditoría.
Antes y después EndorsedSign para operaciones
| Tarea | Sin EndorsedSign | Con EndorsedSign |
|---|---|---|
| Enviar contrato recurrente | Edición manual de Word, cambio de nombre y correo electrónico: cada ciclo | Abrir plantilla, completar la contraparte, enviar: denominación y retención aplicadas |
| Seguimiento del estado de renovación | Hoja de cálculo o recordatorio de calendario | Estado por sobre en el tablero; alertas de caducidad automáticas |
| Actualización de política masiva | 200 correos electrónicos individuales | Envío masivo: una operación, seguimiento de finalización por personal |
| Archivo copia firmada | Guardado manual en unidad compartida | Ubicación de carpeta determinada por plantilla; buscable desde el portal de administración |
| Demostrar cumplimiento de retención | Registro manual o ausencia de evidencia de eliminación | El registro de auditoría registra cada decisión de retención y evento de eliminación |
Qué usan los equipos de operaciones EndorsedSign hoy
Contratos de proveedores
Contratos estándar de proveedores enviados desde plantilla con aprobación secuencial + refrendo. Archivado en la carpeta de proveedores de forma automática.
Renovaciones anuales de contrato
Envío masivo de sobres de renovación a todos los proveedores o socios en una sola operación. Realice un seguimiento de la finalización durante todo el ciclo de renovación.
SLA y acuerdos de nivel de servicio
SLA enviados con puerta de aprobación para revisión interna antes de que firme el proveedor. El orden de los roles impone el proceso.
Gestión de retención de documentos
Configurar la política de retención por categoría de documento. Los sobres completados se etiquetan automáticamente para el programa de eliminación correcto.
Portal de administración: plantilla y estructura de carpetas
Los equipos de operaciones organizan plantillas en jerarquías de carpetas. Cada plantilla tiene un patrón de nomenclatura y una política de retención: no es necesario archivar manualmente por sobre.
Preguntas comunes de los equipos de operaciones
Configure un flujo de trabajo de renovación de proveedores en su sandbox
Configuraremos una estructura de carpetas, una plantilla de nombres y una demostración de envío masivo para un escenario de renovación.